Para abrir negocios rentables en New York deberás tener todo en regla desde un principio. Te recomendamos seguir estos pasos:
- Formar una entidad de negocio.
- Registrarte para los impuestos.
- Mantener tus licencias y permisos al día.
Sea que quieras abrir una LLC, Corporación, Sociedad o Empresa Unipersonal. ¡Sigue leyendo para conocer de forma detallada cómo registrar un negocio en New York!
Cómo abrir un negocio en New York
Abrir un negocio en New York requiere de dedicación y aprendizaje. Esto implica asesorarte en la parte legal para llevar toda la documentación en orden y evitar tener problemas a futuro.
Estos son los requisitos para abrir un negocio en New York:
1. Forma una entidad de negocio
Antes que cualquier cosa, deberás formar una entidad de negocio que será con la que pagarás después los impuestos y la que hará que tu nombre se dé a conocer. Estos son los pasos que debes seguir:
Registra el nombre de tu negocio
Si el negocio que planeas abrir no es una franquicia, sino un negocio independiente, tendrás que registrar el nombre de tu negocio. Para eso tienes que entrar en la base de datos de las entidades de negocio y ver si el nombre que quieres ponerle está disponible.
Elige una estructura legal para tu negocio
Para legalizar tu negocio tendrás que elegir la estructura comercial con la que vas a funcionar como empresa. Puedes elegir la figura de una corporación, una sociedad, una LLC o una empresa unipersonal.
Te puede interesar: Qué es una LLC en USA
Llena los formularios apropiados
Dependiendo de la estructura de tu negocio, deberás llenar ciertos formularios. Para eso, el estado de Nueva York dispone de algunos formularios en blanco que puedes utilizar como punto de partida si no deseas crear los tuyos desde cero. Pero al igual que en cualquier otro estado necesitarás mínimo de los siguientes documentos:
- Certificado de incorporación.
- Certificado de Sociedad Colectiva (si aplica).
- Estatutos.
Lleva tu información al Departamento de Estado de Nueva York
Finalmente puedes llevar todos los documentos de constitución de tu empresa al Departamento de Estado de Nueva York. Puedes realizar este trámite de forma online en la página de la División de Corporaciones o de forma física acercándote a las oficinas del departamento del estado o enviar la documentación a:
NYS Department of State, Division of Corporations
State Records, and Uniform Commercial Code, One Commercial Plaza
99 Washington Ave., Albany, NY 12231
Paga la tasa de presentación de los documentos
El costo de presentar la documentación de tu empresa es de $200. Puedes hacer el pago online con tarjeta de crédito o elegir enviar la documentación por correo junto a un cheque o giro bancario.
Nota: No se acepta efectivo por medio de correo.
2. Regístrate para los impuestos
Obtén una identificación EIN del IRS
Incluso si no tienes en planes tener empleados al corto o mediano plazo, de todas formas, necesitas de un número de identificación del empleador (EIN, por sus siglas en inglés).
Obtener este número es gratuito y te tomará solo 5 minutos conseguirlo. Para eso deberás aplicar directamente en el asistente EIN de la página del IRS (solo en inglés).
Crea una cuenta de empresa en NY.gov
A diferencia de otros estados, en Nueva York tienes la posibilidad de gestionar todas tus licencias y permisos de forma online. Solo ingresa a la página del gobierno de New York.
Nota: Aunque ya tengas una cuenta individual deberás crear una cuenta de empresa.
Regístrate por medio de New York Business Express
A continuación, tendrás acceso a la página de New York Business Express, desde donde podrás registrar tu empresa para llevar tus impuestos. Una vez dentro de la página tendrás que responder algunas preguntas relacionadas a tu empresa para saber qué licencias y permisos necesitas para continuar y así poder obtenerlos.
Obtén un certificado de autorización para recolectar impuestos de las ventas
Si tu empresa vende bienes o servicios sujetos a impuestos, deberás recaudar los impuestos estatales y locales sobre las ventas de tus clientes y remitirlos al Estado.
Para comenzar necesitarás tramitar un certificado de autorización para recaudar impuestos de las ventas y solicitarlo al menos 20 días antes de vender bienes o servicios sujetos a impuestos. El proceso de aprobación dura 5 días y no tiene costo.
Nota: Ten presente que es obligatorio que tengas a la vista el certificado en tu establecimiento.
Revisa tus permisos y licencias locales
No te fíes completamente en New York Business Express, e investiga también con la oficina del gobierno de tu ciudad o condado de algún otro permiso o licencia que debas gestionar.
Nota: Si vives en NYC, también tendrás que registrarte para los impuestos de la ciudad.
3. Mantén tus licencias y registros al día
Conserva los registros financieros de tu empresa y los documentos probatorios, (tanto en papel como en formato digital). Es importante que los guardes durante al menos 3 años para respaldar la información de tus declaraciones de impuestos estatales, en caso de que tengas una auditoría.
Los registros que debes conservar incluyen:
- Cheques cancelados
- Cintas de caja registradora
- Órdenes de compra
- Recibos
- Facturas
- Registros de ventas
Presenta declaraciones trimestrales del impuesto sobre las ventas
Abre una cuenta bancaria específica para guardar el impuesto sobre las ventas que recaudas de tus clientes durante un trimestre y paga ese dinero directamente al Estado desde esa cuenta cada trimestre.
Te puede interesar: Cómo abrir una cuenta de banco online en USA
Informa sobre los empleados recién contratados en un plazo de 20 días
Tienes 20 días a partir de la fecha de contratación de tus empleados para presentar su información en el sitio web New York Business Express o en New Hire. Deberás suministrar datos importantes como nombre, fecha de nacimiento, dirección y nacionalidad.
Recuerda que esta información es necesaria para los registros del seguro de desempleo.
Retén los impuestos estatales sobre la renta de tus empleados
El Departamento de Hacienda te facilitará información sobre los tipos de impuestos estatales y la cantidad que debes retener de la nómina de tus empleados. Por tanto, abre una cuenta bancaria aparte para poder recaudar estos impuestos y remitirlos directamente al Estado.
Si utilizas un programa de nóminas o un servicio de nóminas, ellos calcularán los impuestos estatales por ti. Sin embargo, tú eres el responsable último de comprobar la cantidad retenida y asegurarte de que es correcta.
Paga las cotizaciones estatales al seguro de desempleo
Por lo general, si pagas más de $300 de salario en un trimestre natural, eres responsable de las cotizaciones estatales al seguro de desempleo. Puedes registrarte y pagar tus cotizaciones a través de la página web de New York Business Exchange.
Si estás obligado a pagar las cotizaciones estatales al seguro de desempleo, también debe presentar un informe trimestral de salarios al Departamento de Impuestos y Finanzas. El Departamento de Trabajo utiliza los datos de este informe para determinar las prestaciones de tus empleados.
Presenta la declaración de la renta al menos una vez al año
Independientemente de cómo hayas estructurado tu empresa, eres responsable de declarar y pagar los impuestos sobre los ingresos netos obtenidos por tu empresa a lo largo del año. Esto equivale al dinero que tu empresa haya obtenido después de tener en cuenta todos los gastos.
¿Cómo presentar la declaración?
Corporación
Si tu empresa es una sociedad corporación, deberás presentar una declaración de la renta por separado. De lo contrario, tendrás que declarar los ingresos y gastos de tu empresa en tu declaración de la renta.
Unipersonal
Si tu negocio está estructurado como una empresa unipersonal, tendrás que pagar impuestos por cuenta propia y es posible que tengas que pagar impuestos estimados de forma trimestral en lugar de anual.
Te puede interesar: Guía para comprar pequeños negocios en venta en New York
Inicia tu negocio rentable con Freeway Franchise
Encuentra negocios rentables en New York con ayuda de Freeway Franchise. Contamos con una sólida experiencia en el sector de los seguros y una franquicia es una oportunidad perfecta para comenzar en el mundo de los negocios.
Contáctanos al 877-822-3024 o rellena nuestro formulario en línea para obtener más información.
